绿茶会第三期-都是邮件惹的祸
每个岗位对邮件的看法不一样，因此有人戏称：
程序员是代码工程师 ;
项目经理是excel工程师;
架构师是visio工程师;
主管是PPT工程师
目前我所在团队的现状是，大多数程序员对邮件不重视，认为是浪费时间的黑洞，每天收了过量的邮件以至于直接忽略掉。所以绿茶会会第三期选定的内容是 ： 都是邮件惹的祸 - 邮件技巧大公开
沙龙开始之前我预设的话题本来是：
一封关于故障的讨论邮件来来去去十几封，最后大家都打电话给你问情况，你很郁闷；
主管走到你身边问某件事情，你一头雾水，主管说这么重要的事情怎么不回复邮件呢？原来两个小时前服务台发了一封邮件，而你专心写代码把outlook关掉了；
- 你辛苦整理列出了项目中各跨线系统的疑问点， 群发之后却无人回复。打电话过去，对方说没明白你需要怎样的回复。你很郁闷。
- PM每天隔三个小时就过来问你某个问题解决了没有。你觉得很烦。
- 出了问题之后大家都说你，为什么不早点说呢？ 你心想“我之前发过邮件了呀，你们自己不看“。你觉得很冤枉。
你觉得邮件往来是不低碳环保的，能省就省，发送范围能小就小些，省得影响别人的工作
结果讨论中发现，大家还都处在处理邮件的初级阶段---太多了怎么看！
针对邮件太多，抓住三个点：
1. 根据自己习惯设置邮件自动归档规则
2. 收到一封新的邮件，纳入你自己的处理系统
3. 改变对邮件的态度： 邮件不一定都是垃圾
1. 几种常见的归档规则：
按照发件人归档：比如给你的主管设置一条规则，这样就不会漏掉他的任何指令啦
按照收件人归档：比如给群发给全公司的邮件设置一条规则，这样的邮件一般是可以一天看一次的
按照关键字归档：比如你正在做的项目代号
注意，一定要有个“待处理”的文件夹在outlook里，把需回复的、需跟踪的邮件手工拖拽到这个文件夹中。每天工作结束时再review一遍，看有没有遗漏的待办事宜。
2. 收到邮件后的“自我处理系统”：
需要我回复/紧急回复 ？
需要我跟踪？
需要深入阅读？
评估下每封邮件的处理耗时，如果不能立即处理的，拖拽到待处理的文件夹，等手头事情结束后回过头回复。有些需要立即有反馈但你一时拿不准结果的，可以先回复一个“我正在处理，有消息通知大家”这样的信息表示你已着手在做。
注意：
不同角色对邮件的诉求不通。主管和项目经理是依赖邮件而活的，时时刻刻关注邮箱。
开发工程师可以均衡下工作效率，采用批处理的方式，比如每两小时看一次邮箱，集中回复。
对于通知类的邮件，可以一天看一次。
3. 对邮件的态度：
不要有“数字恐惧”，认为200+的未读邮件对你来说是个压力。如果你设置了邮件规则，基本上会过滤掉很大一部分的“不重要不紧急”的邮件。这些邮件也不要直接右键删除，因为邮件有时候并不仅仅是通知，有些精致的PPT、学习分享、组织调动信息等，都是对你自己有好处的。
还有，如果你有写自传的计划，老邮件也是你不可或缺的一部分素材，让你记起某个人、某段时光。
对于如何写邮件的问题：
关键是抓住“换位思考”。你写邮件的受众是谁？ to 和 cc 要分清。 尽量用精简的语言描述，分 1、2、3 点最好； 如果太复杂以至于语言描述不清楚， 可以用表格、流程图来描述。
最重要的： 要让你的受众在收到邮件时，扫一眼就清楚地知道他要做什么事情。
讨论中的其他一些观点：
其实邮件处理的艺术涉及不止一个领域： 信息整合、阅读能力、决策能力、整理术、自我表达、心理学、沟通协调、时间管理 ...... 所以一次沙龙讨论还远远不够。 下面的图书可以作为延展阅读：
小插曲：
上次绿茶会参加人不多，有人抱怨为什么绿茶会都放在下班时间，这不是变相侵占员工时间么，我下班有其他事情呢。 于是这次我把时间改成周三下午4点，workhour， 结果又有人抱怨了，下午忙成这样，哪有时间去参加啊。看来，外因始终改变不了内因， 如果内心没有渴望去汲取知识，我以什么形式、安排在什么时间都是无济于事的。